Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Yrityksen henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 18.05.2018. Viimeisin muutos 18.05.2018.

1. Rekisterinpitäjä

  • Pallo-Pojat Juniorit ry
  • Pallo-Pojat Juniorit ry c/o Aurejärvi Keskuskatu 1a
  • 00100 Helsinki
  • Y-tunnus: 1813475-2

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Rekisteristä vastaa PPJ:n toiminnanjohtaja (yhteystiedot ppj.fi)

3. Rekisterin nimi

Pallo-Pojat Juniorit ry:n jäsenrekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumuksella tai jäsensuhteen perusteella.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhdistyksen jäsentietojen ylläpito.

Henkilötietojen käsittelyperusteena on jäsenyyssuhde. Yhdistyksen jäsenluettelon pitämistä koskevan yhdistyslain (503/1989) 11 §:n pääsäännön mukaan yhdistykset saavat pitää luetteloa omista jäsenistään, koska niillä on tähän lakiperusteinen velvollisuus.

Henkilötietoja voidaan käsitellä vain ennalta määriteltyihin käyttötarkoituksiin, jotka ovat seuraavat:

  • Jäsenten rekisteröinti
  • Kilpailutoiminnan toteuttaminen (esim. pelaajasiirrot, ottelupöytäkirjat)
  • Tietojen välittäminen Palloliitolle kilpailutoimintaan liittyen.
  • Tietojen välittäminen Palloliitolle ja kulloinkin sopimuskumppanina olevalle vakuutusyhtiölle mikäli jäsen ottaa pelipassiin liittyvän vakuutuksen.
  • Seuran toimintaan liittyvä jäsenviestintä.
  • Analysointi ja tilastointi
  • Asiakaspalvelun ja toiminnan toteuttaminen sekä kehittäminen

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, syntymäaika, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot, muut jäsensuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot, sellaiset pelaajan terveyteen / osaamisen liittyvät tiedot, jotka voivat vaikuttaa hänen osallistumiseensa seuran /joukkueen tapahtumiin (mm. allergiat, sairaudet, lääkitykset, uimataito)

Alle 18-vuotiailta jäseniltä tarvitsemme lisäksi hänen huoltajansa etunimen, sukunimen ja yhteystiedot (puhelin, sähköposti, osoite)

Säilytämme myös tauolla olevien tai lopettaneiden pelaajien tiedot rekisterissä tarpeelliseksi katsotun ajan.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja lisätään rekisteriin käyttäjien itsensä toimesta tai heidän pyynnöstään Pallo-Pojat Junorit ry:n palveluiden käytön aloittamisen yhteydessä.

Jäsentä koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti:

  • Jäseneltä itseltään suoraan järjestelmään, sähköpostitse, puhelimitse, lomakkeella, mobiilisovelluksen kautta, tai muulla vastaavalla tavalla
  • Joukkueiden pelaajatietolomakkeiden kautta.
  • Rekisterinkäsittelijän (esim. seurakäyttäjän) tai toimihenkilön (esim. erotuomarin) syöttäminä
  • Kansainvälisen jalkapalloliiton (FIFA) ja Euroopan jalkapalloliiton (UEFA) sekä niiden alaisten jäsenliittojen rekistereistä ja kilpailujärjestelmistä
  • Palloliiton jäsenseurojen rekistereistä ja kilpailujärjestelmistä Yleisesti saatavilla olevat lähteet kuten väestörekisteri jne.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tiedot voidaan luovuttaa seuraaville tahoille määriteltyihin käyttötarkoituksiin:

  • Palloliitto: Pelipaikka, TASO -järjestelmä sekä muut pelitoimintaan liittyvät järjestelmät, pelipassien hankkimista varten ja pelitoiminnan järjestämistä varten.
  • Vakuutusyhtiö: Pelipassiin liittyvien vakuutusten hankinta. Tilitoimisto: Laskutusta ja palkanmaksua varten.
  • Pelaajilta, joiden kansallisuus on muu kuin Suomi, tarvitaan lisäksi passikopio pelaajan rekisteröintiä varten sekä Palloliiton/FIFAn lisätietoja pyytäessä myös muita dokumentteja.
  • Muut tahot: Seuran joukkueissa saattaa olla käytössä joukkueen sisäisiä järjestelmiä, kuten Nimenhuuto – ilmoittautumisjärjestelmä, pelaajarekisteri, joukkueen sisäisiä some -kanavia tai muita vastaavia. Siitä mitä tietoja kukakin näihin antaa, voi tarvittaessa sopia joukkueen toimijoiden kanssa.

Muutoin tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden tai vapaaehtoisten toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Tätä jäsentietojärjestelmää käyttävät seuran päätoimiset työntekijät sekä seurassa jäsenasioista vastaavat erikseen nimetyt luottamushenkilöt.

Lisäksi seuran tilintarkastaja ja kirjanpitäjä voi tarkastella järjestelmästä tietoja, jotka liittyvät seuran rahaliikenteeseen.

Joukkueilla voi olla omia joukkuetoiminnan järjestämisen kannalta tarpeellisia rekistereitä, joiden tietoihin on pääsy vain niillä henkilöillä joille se joukkuetoiminnan järjestämisen kannalta on tarpeellista.

Järjestelmästä voidaan ottaa ulos raportteja mm. koskien pelaajien yhteystietoja kun joukkue matkustaa tai pelaaja osallistuu seuran järjestämille leireille. Tällöin raportista poistetaan sellaiset tiedot, jotka eivät kyseisen tapahtuman suhteen ole oleellisia.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisestirekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisestirekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Yhteistyökumppanit