Tapahtumajärjestäjän muistilista

Tapahtuman tai turnauksen järjestäjällä on paljon muistettavaa. Toivottavasti tästä listasta on apua. Jos löydät puutteita ja/tai haluat lisätä jotain, laita viestiä: seija (at) ppj.fi.

Aika ja paikka

Varmista paikan (kentän) vapaat ajat ja varaa se seuran olosuhdevastaavan kautta (hoitaa myös eteenpäin varauspyynnön Liikuntavirastoon, jos sen alainen kenttä)

Luvat

Kannattaa anoa ajoissa. Turnauksia varten tarvitset piiristä turnausluvan. Muut mahdollisesti tarvittavat: ilmoitus yleisötapahtumasta poliisille (lisätietoja), ulkomyyntilupa terveysviranomaisille (lisätietoja), turvallisuus-ja pelastussuunnitelma pelastuslaitokselle (lisätietoja).

Palloliiton säännöt

Tarkista ja noudata Palloliiton sääntöjä eri ikäryhmille.

Ensiapupiste

Käytä joukkueesi ensiapulaukkuja ja lisää niihin jääpusseja, laastereita ym.

Tapahtumahenkilöstö

Apua tarvitset suunnitteluvaiheessa ja itse tapahtumapäivänä, jokaiselle löytyy varmasti tehtäviä.

Kutsut

Turnausta varten sinun pitää lähettää kutsut mahdollisille osallistujajoukkueille ajoissa. Seurojen yhteystietoja on esim. PPJ:n linkkisivulla.

Tiedota ajoissa myös seuran sivuilla ja jäsenille – yritä saada mainoksia tapahtumasta kauppoihin, kouluihin ym. ja saada tapahtuma esim. Hesarin menovinkkeihin (menovinkki).

Mitalit, diplomit, pokaalit, tsempparipalkinnot

Seuran omat mitalit ovat upeita, mutta jos jaat niitä kaikille pelaajille, voit harkita halvempia vaihtoehtoa. Googlaa vaikka ”mitalit”. Diplomit voit tehdä itse ja printata hieman paksummalle paperille. Muista, että hyvä turnausjärjestäjä myös kirjoittaa kaikkien diplomiensaajien nimet valmiiksi niihin. Siihen voi mennä hieman aikaa… Seuralta voit kysyä valmiita diplomipohjia.

Turnauksen erotuomarit

Katso PPJ:n erotuomarit. PPJ:ssä on vanhemmissa joukkueissa myös pelinohjaajia, kysy esim. -99 -poikia.

Katokset, teltat, pöydät, tuolit

Vuokraaminen on vaihtoehto, jos et saa muuten hankittua. Sovi katosten vuokraajan kanssa, että tuovat, kasaavat ja hakevat, helpottaa työtäsi huomattavasti. PPJ:llä on oma 2mx2m teltta, jota voi lainata.

Äänentoistojärjestelmä

Tarpeeksi kuuluva. Muista myös juontaja/kuuluttaja; ottelut etukäteen, tulokset, buffa/arpajaismainos, tiedotukset, haastattelut, taustamusiikki.

Buffet

Muista, että turnauksissa tarjolla pitää olla myös pelaajille sopivia vaihtoehtoja (=voivat syödä ottelun jälkeen ja sitä ennen)…ja allergisille, laktoosittomille, gluteenittomille… Oletus on, että lisäksi löytyy kahvia, teetä, pullovettä, täysmehupillimehuja (ei ainoastaan tavallisia), hedelmiä, leivonnaisia, maitoa, sinappia, ketsuppia, sokeria… Älä hinnoittele yläkanttiin, kyse on kuitenkin urheilutapahtumasta. Muista hankintalistalle myös pöytäliinat, kertakäyttöastiat, tarjoiluastiat ja -kuvut, kahvinkeittimet, termarit, vedenkeittimet, grilli, lämpötasot… Ja kaikille, astioille/elintarvikkeille, kannattaa kysyä sponsoreita. Muista pohjakassa!

Seuralla on

  • tuplakahvinkeitin
  • vedenkeitin
  • kaksi isoa pumppukahvitermaria
  • yksi vesitermari
  • mehukannu
  • kaksi pöytäliinaa (iso ja pieni)
  • tarjoiluastioita
  • PPJ-teltta
  • kolme isoa PPJ-winderiä
  • pöytä
  • iso kassalipas
Turnaustoimisto

Älä unohda toimistoa, missä turnausohjelmat, palkinnot esillä, jne.

Seuran tuotteet

Laita myyntipiste seuran tuotteille (viirit, huivit, paidat jne)

Arpajaiset ja onnenpyörä

Arpajaisvoittojen hankinta aloitettava ajoissa. Ensin lähipiiri (vanhempien työpaikat, sukulaiset, aiemmin tukeneet), sitten kerjuureissulle vaikka ostoskeskukseen. Tässä voivat pelaajat auttaa, mukaan ”kyltti”, jossa kerrotaan mihin palkintoja kerätään. Muista myös, että useimmat lahjoittajat haluavat nimensä näkyviin tilaisuuteen.

Muut aktiviteetit

PPJ:llä on oma tekniikkaseinä, jota voi lainata tapahtumaan. Voit kysyä myös muita toimijoita paikalle esittelemään aktiviteettejaan; vpk, poliisi, jumppakoulut, liikuntakeskukset jne. Pallotutka on aina suosittu tapahtuma. Älä unohda kirjata tulokset ja antaa parhaille palkinnot. Hinta esim 1e/3 vetoa.

MUUTA
  • Tarkista kentän koko, sähköpistokkeet ja ulkojatkojohdot, maalit (määrä, koot)
  • ota yhteyttä kentän liikuntapaikkavastaavaan
  • hanki tapahtumalle sponsoroijia (tsekkaa sponsoripelisäännöt ensin seuran sponsorointivastaavalta),
  • tarkista, mistä saat roudaamiseen pakettiauton,
  • harkitse, että paikalla pelkästään kuvaamiseen keskittyvä valokuvaaja
  • järjestäjien liivit/käsivarsinauhat
  • otteluohjelmat esille tauluun
  • rahalippaat tai -vyöt buffaan, arpajaisiin, pallotutkaan